1. Создают регистрационные формы для слушателей (некоторые даже высылают «событие» в MS Outlook);
2. Инструкции для слушателей как настроить свой звук и другие параметры;
3. Обеспечивают трансляцию вебинара (Power-Point презентации, звук, видео, «рабочий стол» докладчика и тд);
4. Обеспечивают связь как между докладчиками и слушателями («чат», либо вопросы голосом через микрофон), так и между самими слушателями (включая «приватный чат»);
5. Запись вебинара (чтобы опаздывашие могли просмотреть запись);

Иначе говоря, для организации вебинара не требуется продвинутых знаний Интернет-технологий, и это вполне по силам вашему штатному маркетологу.

Кстати, знаете в чем разница между вебкастом и вебинаром? Вебкаст – это односторонний доклад, без интерактивного взаимодействия между докладчиком и слушателями.

Преимущества вебинара в маркетинге
Вебинар обладает всеми преимуществами своего «старшего брата» семинара, кроме возможности «кулуарного» общения между "посетителями", а также «живого» общения между ними же и докладчиком (что особенно критично для харизматичных ораторов).

Это, пожалуй, единственные существенные недостатки вебинаров, а плюсов гораздо больше:

• Затраты на организацию у вебинаров существенно ниже (не надо арендовать зал, оборудование, не надо заказывать кейтеринг);
• Высокая доступность для «посещения» слушателями (не надо покупать билеты на поезд или самолет);
• Значительная экономия времени на организацию;
• Удобство для «посетителей» (восприятие информации в привычной обстановке, без посторонних шумов тд);
• Интерактивное взаимодействие между докладчиком и «посетителями, а также «посетителями» между собой;

Наиболее эффективным вебинар является в б2б сегменте, где «удельный вес» каждого потенциального клиента («посетителя») достаточно высок. Это в той же степени относиться к журналистам, дистрибуторам, лидерам мнений и другим группам, играющим ключевую роль на вашем рынке.

Учитывая, что тема доклада обсуждается не тет-а-тет, а с целой группой, ваш доклад способен вызвать целый ряд вопросов и мнений, что дает более репрезентативную обратную связь с вашей аудиторией.

Советы по организации успешных вебинаров
В ходе проведения вебинаров, у нас накопился опыт, который трансформировался в следующие десять советов по организации успешных вебинаров:

#1 Заранее оповещайте потенциальных слушателей о дате и времени вебинара
Несмотря на то, что вебинар гораздо более легок и быстр в организации чем семинар, это не значит, что информировать слушателей можно за день до этого славного события. В зависимости от аудитории приглашения лучше рассылать за 1 неделю, с напоминанием за 3 и 1 день до трансляции. Для некоторых групп этот срок может быть увеличен до 3-4 недель. Правило здесь такое – чем ближе ваши отношения с аудиторией – тем меньше срок для оповещения, и наоборот.

#2 Запустите рекламную кампанию вебинара
Даже если вы делаете вебинар для своих партнеров, которых на первый взгляд не надо убеждать в полезности «посещения» ваших докладов, не стоит сбрасывать со счетов старую добрую рекламу. Раскройте главные пункты докладов, имена докладчиков, и главный итог – почему посещение вашего вебинара жизненно необходимо для слушателей.

#3 Спланируйте удобное время для вебинара
В нашей практике, мы организуем три вебинара для наших дистрибуторов, только так мы можем охватить все часовые пояса, в которых находятся слушатели: от Японии до Европы и США. Кому то из слушателей удобнее посетить вебинар утром, кому то после обеда, если есть возможность – проведите опрос по поводу наиболее удобного времени.

#4 Выработайте метрики для измерения эффективности вебинара
В зависимости от ваших целей выработайте показатели для оценки вебинара. В случае с потенциальными клиентами – это их переход в «заинтересованных потенциальных клиентов» или «клиентов», в случае с дистрибуторами – определенная активность, которую вы ждете после вебинара.

#5 Проведите тестовый запуск вебинара
Не смотря на кажущуюся легкость в организации вебинаров и общирную документацию, освещающую все возможные вопросы, не поленитесь запустить тестовый «прогон» вебинара для проверки звука, возможности задавать вопросы и тд. Времени это займет не много, зато вы минимизируется риски технических «накладок» во время официального выступления.

#6 Преподнесите интересную информацию
Банально, но факт. Дальнейший успех ваших будущих вебинаров зависит от того, как вы проведете свой первый вебинар в конкретной группе. Помните, что люди тратят свое время, слушая вашу презентацию, и меньше всего они хотят услышать старые факты и праздные выводы. Постарайтесь удивить вашу аудиторию чем то новеньких и неожиданным и тогда вы получите заинтересованную публику, которая с радостью посетит ваш следующий доклад.

#7 Не бойтесь использовать много текста
Любой опытный докладчик скажет вам, что в Power-Point презентации надо свести к минимуму текстовую информацию и перенести акцент на картинки, схемы и графики. Все это верно для «реальных» докладов, где оратор часто переносит внимание с экрана на себя, сами слова на экране плохо видны, и люди лучше воспринимают картинки и схемы. В вебинарах использование текста не столь критично, поэтому вы можете смело увеличить «дозу» символьной информации в ваших слайдах. Плюс, если для аудитории английский язык не является родным, это не только не страшно, но и полезно.

#8 Проверьте своего докладчика
Для вашего докладчика, кем бы он ни был, вебинар может произвести «расслабленное» ощущение. Живого контакта с публикой нет, отсюда меньше волнения и, как следствие, недооценка своих сил в подготовке к вебинару. Но в том то и дело, что виртуальный доклад накладывает большие требования к речи оратора, нежели реальный. Причина кроется в визуальном контакте «реальных докладов», когда с помощью жестов, поз, мимики докладчик смещает акцент с непосредственно словесной информации на эмоциональную окраску, подкрепляя ее слайдами. В случае с вебинаром, остается только голос и слайды, и любая запинка, невнятная фраза, путаница сразу бросается в глаза, а вернее в уши. Убедитесь, что докладчик тщательно подготовил свою речь, не лишним будет иметь текст как распечатку перед глазами во время доклада.

#9 Один хорошо, а двое лучше
В ходе доклада у слушателей могут возникать вопросы, которые чаще всего задают через чат (подобие мессенжера), ясно, что докладчик не может быть одновременно «швецом, жнецом и на дуде игрецом» и ему нужен помощник, который параллельно будет подхватывать эстафетную палочку, говоря во второй микрофон «Прошу прощения, у нас есть вопрос по ходу этого слайда, Марк спрашивает каким образом позиционировать данную функцию для бизнес клиентов» - далее докладчик может спокойно ответить на вопрос, либо сказать, что ответит после презентации. Помимо вопросов по теме, у некоторых слушателей могут возникать технические проблемы, например со звуком. Как правило, причина в неумении найти соответствующую настройку в меню программы, транслирующей доклад. Все это легко решается помощником в «фоновом режиме» через «приватный» чат.

#10 Провоцируйте обсуждения
Очень важно провоцировать обсуждения, а учитывая, что вебинар – не совсем привычный способ общения для большинства слушателей, важно периодически напоминать им как задавать вопросы (технически), что вы всегда рады ответить. Например, если в презентации 25 слайдов, то каждый пятый слад можно смело напоминать про вопросы. Также активно «раскручивайте» аудиторию на финальное обсуждение, главное вызвать на разговор одного и другие посетители быстро подхватят.


В целом, в организации вебинаров нет ничего сложного, по крайней мере если вы уже организовывали семинары, то бояться нечего. Если же опыта реальных докладов у вас нет, вебинар – лишний повод проверить свои силы в более комфортных условиях перед живым выступлением.