Технологический прогресс несомненно снимает ограничения, дарит новые возможности и открывает очередные горизонты. Тут даже спорить не о чем. Сегодня просто невозможно представить, как мы будем жить, если вдруг исчезнут двигатели внутреннего сгорания, калькуляторы, сотовые телефоны и, разумеется, Интернет. Какое отношение прогресс имеет к специальным мероприятиям? Самое прямое: современные компании, только задумываясь о проведении special event, сразу встают перед серьезным выбором: реальное или виртуальное мероприятие использовать. В обоих случаях есть плюсы и, конечно же, минусы - как раз в них мы и попробуем сейчас разобраться.

Для начала обсудим несколько общих моментов.

Во-первых, от чего может и должен зависеть наш правильный выбор формата special event. Иными словами, каковы критерии, если главная цель - это, в любом случае, контакт с аудиторией? Как бы парадоксально это не звучало, но именно аудитория и характер желаемого контакта с ней и являются в этом вопросе главными определяющими факторами. Только отталкиваясь от них, мы можем правильно выбрать формат нашего будущего мероприятия.

Другими словами, перед тем, как начать определяться, имеет смысл набросать примерный план по задачам проекта, структурное описание аудитории и рассмотреть условия, в которых придется работать (доступный временной период, предполагаемый бюджет и вообще все, что имеет значение). Если все упомянутое имеется, то формат special event вырисуется сам, а компании останется лишь принять решение. Правда, и тут не обходится без нюансов, которые способны заметно усложнить жизнь. Поговорим и о них тоже.

Реальные мероприятия

Это классика во всех смыслах слова. Если вдуматься, то много веков назад люди также занимались организацией специальных мероприятий; аналогии слишком очевидны, чтобы вдаваться в них детально. Нам же интересны их особенности в контексте сегодняшней статьи: живое общение, возможность крепко пожать руку, большее количество инструментов для управления аудиторией и многое другое. Обо всем по порядку.

Преимущества
  - Мы можем дольше владеть вниманием аудитории.
Любой компании хочется потратить больше времени на рассказ о своих новых услугах или товарах, преимуществах для клиентов и так далее. В то же время чем длиннее мероприятие, тем выше шансы получить максимальный результат от общения с аудиторией. Для принятия решения людям, как правило, требуется далеко не пять минут, поэтому всегда полезно иметь с ними контакт на протяжении всего срока или большей его части.
  - Мы можем показать участникам больше.
Сегодня практически все компании понимают, что их потенциальные клиенты могут отказаться от покупки не потому, что не хотят, а потому, что просто знают о предмете недостаточно. Именно во время реальных мероприятий у нас появляется возможность рассказать о нашей компании и ее услугах и товарах все необходимое, что соответственно положительным образом скажется на результате и продажах в дальнейшем. 
  - Аудитория встретится с нашей компанией живьем.
Это имеет очень большое значение. После реальных мероприятий компания-организатор перестает быть для участников и потенциальных клиентов просто знакомым брендом и списком телефонов, а превращается в живых людей, которые приятно улыбаются и подробно все объясняют. 
  - Потенциальные клиенты получают возможность вживую пообщаться с теми, кто уже имеет положительный опыт сотрудничества с компанией.
Реальное мероприятие иногда имеет смысл устроить смешанным, особенно когда речь заходит о продвижении товаров и услуг для новых клиентов. Люди всегда друг с другом разговаривают, и этим надо просто умело и вовремя воспользоваться. 
  - Мы можем узнать сиюминутную реакцию аудиторию.
Как известное, первое впечатление – самое важное, и поэтому любой компании хотелось бы узнавать о нем сразу, когда еще есть возможность что-либо исправить. В этом плане реальные мероприятия гораздо управляемее и гибче, что, несомненно, пригодится в некоторых случаях.

Недостатки
  - Высокая стоимость проведения.
Ни для кого не секрет, что масштабное реальное special event стоит денег. Разумеется, при грамотном планировании и проведении проекта компания за каждый потраченный рубль получит результат, но бывают ситуации, когда возможности вложить необходимую сумму просто нет. Тогда-то и приходится искать альтернативу. 
  - Требуется больше времени как для организации мероприятия, так и для его проведения.
Иногда случается так, что работать по проекту приходится в режиме цейтнота, и с этим ничего не поделаешь: задачи поставлены, есть срок, и мероприятие должно быть проведено. Однако реальное special event здесь – не всегда лучший вариант, ибо в условиях спешки можно не только не достичь результата, но и сделать хуже.

Как видно из обозначенной выше простенькой схемы, реальные мероприятия придутся как нельзя кстати, когда цели у проекта достаточно масштабные, и бюджет им соответствует. Иными словами, во многих случаях классика работает, что неудивительно. Стоит ли тогда думать о применении новейших технологий, если старые все еще более чем эффективны? Все индивидуально, и сейчас мы обсудим, почему.

Виртуальные мероприятия

Для кого-то виртуальные мероприятия до сих пор являются экзотической диковинкой, хотя многие компании могли бы с их помощью решать огромный спектр задач, экономя при этом значительные объемы ресурсов. С другой стороны, опасения не берутся из воздуха: виртуальность - это весьма непредсказуемый по эффекту инструмент, а для бизнеса это губительно. В любом случае, сей инструмент всегда стоит иметь в виду, ибо на то есть весомые причины.

Преимущества 
  - Виртуальные мероприятия занимают меньше времени.
В современном мире часы и минуты порой могут стоить дороже золота, в том числе и для нашей компании и ее потенциальных клиентов. Аудитория заметно расширится, если мероприятие отнимет лишь пару часов в противовес нескольким дням. 
  - Никаких поездок и путешествий.
Необходимость перемещать себя в пространстве у многих людей вызывает, как минимум, дискомфорт, так что, без сомнений, участники мероприятия целиком положительно воспримут инициативу нашей компании провести мероприятие так, чтобы им не пришлось покидать своих рабочих мест. 
  - Меньшие затраты.
Любая компания всегда хочет сэкономить, поэтому одну и ту же цель можно достигнуть за меньшие деньги, значит так и надо делать. Разумеется, такая экономия работает лишь в случаях, когда эффект предполагается идентичный, а во всех остальных - чем-то придется жертвовать: либо деньгами, либо результатом. 
  - Мы можем записать мероприятие полностью.
Возможно, кому-то это преимущество покажется опциональным или даже сомнительным, но стоит помнить, что подобная запись в будущем поможет привлечь еще большую аудиторию, если сделать ее доступной. 
  - Мы можем сделать мероприятие доступнее.
Совершенно очевидное преимущество: для участия в special event требуется лишь Интернет и соответствующая техника по требованию, но об этом ниже. В данном случае мы говорим "доступнее", имея в виду то, что для участия не нужно никуда ехать, выпадать из рабочего режима или прерывать рутинные дела на длительный период.

Недостатки
  - Не все участники обладают необходимым уровнем технических знаний и оснащения. 
Хоть Интернет и стал для нас вещью обыденной, не каждый пользователь способен принять полноценное участие в виртуальном мероприятии по ряду объективных причин. Каждая компания должна понимать этот простой факт. 
  - Мы не сможем полностью управлять вниманием аудитории.
Не имея прямого контакта с участниками, очень сложно держать их внимание на должном уровне на протяжении всего мероприятия. К примеру, если кого-то оторвет от монитора коллега, то он для проекта уже практически потерян. 
  - Слишком серьезное ограничение по времени.
Эксперты говорят, что эффективное виртуальное мероприятие не может длиться дольше 1-2 часов за редкими исключениями. Такой вариант подходит далеко не всем компаниям, ведь за такой короткий период очень сложно рассказать обо всем, что требуется. Сей момент может негативно сказаться на дальнейшем взаимодействии компании с аудиторией.

Итак, мы практически закончили наш сегодняшний разговор о реальных и виртуальных мероприятиях. Думаю, что можно смело утверждать следующее: все будет зависеть от грамотного и взвешенного анализа еще на стадии предварительной разработки проекта. Однако компания всегда должна иметь в арсенале и тот, и другой инструмент, чтобы обладать большей свободой и гибкостью при принятии финального решения.